Gestion RH : intégrer les outils RH adaptés à votre organisation

La digitalisation des processus RH incite les entreprises à adopter des solutions spécifiques, simplifiant ainsi le travail des équipes RH. Ces outils couvrent divers aspects, de la gestion des candidatures à l’évaluation des compétences en passant par l’analyse des données.

Découvrez dans cet article comment ces outils RH améliorent votre quotidien en offrant des solutions concrètes pour accroître l’efficacité opérationnelle et faciliter la prise de décision stratégique.

Système de suivi des candidatures

Trouver les meilleurs talents grâce à l’utilisation d’un logiciel de recrutement ou ATS (Applicant Tracking System) est l’une des missions de la fonction RH. Cet outil simplifie le traitement de la gestion des recrutements et gère toutes les interactions avec les candidats, de la réception du CV jusqu’à l’onboarding :

• Rédaction et publication des offres d’emploi
• Animation de la CVthèque
• Sourcing de candidats sur les différents canaux (jobboards, réseaux sociaux, …)
• Centralisation des candidatures
• Parcours candidat fluide
• Visibilité de la marque employeur

La mise en place d’un système de gestion des candidatures accélère les recrutements. Dans un contexte de guerre des talents, l’outil répond aux enjeux des organisations en termes de productivité, gain de temps et rentabilité.

Le logiciel ATS s’intègre aux logiques de l’organisation et non l’inverse. Cette flexibilité de développement répond aussi bien aux exigences des recruteurs que des managers.

Evaluation des candidats

L’évaluation des compétences, qu’elles soient techniques ou comportementales, prend de plus en plus d’importance dans les processus de recrutement. Cette approche vise à analyser les savoir-faire ainsi que les aptitudes et les traits de personnalités des candidats, évaluant la capacité à prendre des décisions, à s’organiser, à communiquer avec son équipe et ses managers, etc. L’objectif est d’éviter les erreurs de recrutement en sélectionnant les candidats qui correspondent le mieux aux besoins de l’entreprise.

Il est possible d’intégrer les tests de recrutement directement dans l’ATS ou le SIRH de l’entreprise. Par exemple, au début du processus de recrutement, des tests peuvent être proposés dans le parcours du candidat, offrant ainsi une évaluation approfondie dès les premières étapes du recrutement.

L’outil RH d’onboarding

La mise en place d’un parcours d’intégration des nouveaux collaborateurs répond à plusieurs objectifs. Tout d’abord, il s’agit d’accroître la satisfaction des nouveaux employés en leur assurant un démarrage productif. Cela permet également de piloter efficacement le processus, en organisant des tâches clés telles que l’envoi d’emails, la préparation des matériels informatiques, et la constitution des documents essentiels tels que le contrat de travail et le livret d’accueil. De plus, cette approche favorise une communication fluide et efficace entre le service des ressources humaines et le reste de l’entreprise. Ainsi, en assurant un suivi attentif dès le départ, l’onboarding devient un levier pour une intégration réussie des nouvelles recrues .

Gestion des temps et activité

Dans le domaine des ressources humaines, la gestion des temps et activités (GTA) englobe la gestion et le suivi du temps de travail et des absences des collaborateurs dans une organisation. L’objectif est d’avoir un suivi complet du temps de travail qui peut être décliné par équipe, par projet ou bien par mission. La GTA permet une intégration de la gestion des temps (absences, heures supplémentaires, gestion des compteurs RTT, …) directement dans le logiciel de paie. Cette solution fluidifie les échanges entre les salariés, les managers et les RH.

Entretien annuel

L’entretien annuel entre le manager et le collaborateur est un outil stratégique pour l’entreprise. Ce rendez-vous offre l’opportunité concrète de discuter du développement professionnel, des axes d’amélioration, et des compétences à renforcer.

Les outils de gestion des entretiens annuels centralisent à la fois les grilles d’entretien, l’historique des comptes-rendus et les évaluations précédentes. L’utilisation d’un logiciel de gestion des entretiens permet d’automatiser les convocations aux entretiens annuels, et surtout d’avoir des informations précises pour élaborer des plans de formation ou identifier des talents qui souhaiteraient évoluer.

Gestion du flex office

L’essor du flex office complexifie l’organisation du travail. C’est pourquoi, des outils couvrent cette gestion du temps et de lieu de travail. Les collaborateurs peuvent ainsi déclarer les jours de présence sur site. Ces informations sont utiles à la fois pour les managers, mais également pour des suivis annexes comme par exemple les services de restauration.

Gestion des compétences

La Gestion Prévisionnelle des Emplois et des Compétences (GPEC) se positionne comme un pilier des Systèmes d’Information des Ressources Humaines (SIRH). Son objectif est d’accompagner le changement en maximisant l’utilisation des ressources internes, favorisant ainsi la mobilité interne des collaborateurs.

Par une vision stratégique des compétences, des métiers, et des postes, la GPEC offre aux professionnels du recrutement l’opportunité de placer les talents au cœur de leur politique RH. Cet outil devient ainsi un levier incontournable pour anticiper les besoins en compétences, stimuler le développement des collaborateurs, et optimiser l’adéquation entre les ressources humaines disponibles et les objectifs stratégiques de l’entreprise.

Business intelligence

La Business Intelligence (BI) est une solution d’aide à la décision avec des tableaux de bord et des reportings. L’objectif est de traiter et présenter les informations disponibles au sein des bases de données de l’entreprise dans le but de comprendre, analyser et décider.

L’outil BI permet d’identifier les profils à fort potentiel, mettre en lumière les compétences clés, évaluer l’impact d’un salarié sur la performance : autant de perspectives rendues accessibles grâce à l’intégration de l’analyse des données.

Cette approche concrète offre aux recruteurs un outil puissant pour prendre des décisions, en identifiant rapidement les talents, en évaluant les compétences pertinentes et en mesurant l’influence directe des collaborateurs sur les résultats de l’entreprise.

Un système d’Information des Ressources Humaines (SIRH) joue un rôle stratégique dans la politique RH à mettre en œuvre par les entreprises. D’autant qu’il couvre l’ensemble des processus des ressources humaines. Il permet donc de gérer et de simplifier toutes les activités liées à la fonction RH, c’est-à-dire la formation, la gestion de la paie, le recrutement, la gestion des talents ou encore l’évolution des carrières.

Pour faciliter les choix à opérer, la réalisation d’une analyse de l’existant permet d’évaluer le périmètre des besoins de l’entreprise. Par cette démarche, il est plus simple d’avoir une vision globale des outils à déployer et de répondre aux objectifs fixés, mais aussi de prendre en compte les attentes des collaborateurs.

Incorporer un SIRH demande de s’adapter à la culture d’entreprise et donc de réaliser une intégration progressive des outils RH en fonction des priorités.