ATS Recrutement : tout savoir sur cet outil RH incontournable

Qu’est-ce qu’un ATS ?

Un ATS (Applicant Tracking System), ou “Système de Suivi des Candidatures” en français, est un outil de gestion du recrutement. Sa fonction principale est de fournir un espace de travail centralisé pour gérer efficacement les candidatures et suivre le parcours des candidats tout au long du processus de recrutement. En simplifiant et en automatisant les différentes étapes, de la création des annonces à l’intégration des nouveaux collaborateurs, un ATS offre un gain de temps considérable et optimise les processus RH.

L’ATS peut être intégré directement à un CRM (Customer Relationship Management) ou à un logiciel SIRH (Système d’Information des Ressources Humaines), regroupant ainsi tous les processus RH, tels que la gestion de la paie, la formation, ou encore l’onboarding. Accessible en ligne en mode Saas (Software as a Service), l’avantage est qu’il ne nécessite aucune installation sur les postes de travail.

Quelles sont les principales fonctionnalités d’un ATS de recrutement ?

Gestion simplifiée des candidatures

L’ATS simplifie le suivi et la gestion des candidatures, permettant de gérer rapidement d’importants volumes de candidatures. Il automatise les tâches chronophages telles que l’envoi de messages automatiques, la centralisation des candidatures, la pré-qualification des profils, la personnalisation de la CVthèque, la traçabilité des échanges d’e-mails, les tests de recrutement et l’envoi d’e-mails de refus aux candidats.

Recrutement collaboratif

Le recrutement implique souvent de nombreux collaborateurs. Recruter en équipe nécessite des échanges réguliers, des validations de profils et des retours d’expérience. Sans outil dédié, cette tâche devient complexe et peut poser des problèmes de conformité à la réglementation RGPD.

Un ATS recrutement facilite le travail collaboratif en centralisant tous les échanges. Ainsi, les risques de perte de données liés aux échanges par e-mail ou aux téléchargements de pièces jointes sont éliminés. Toutes les parties prenantes ont accès à l’outil et peuvent contribuer aux recrutements en laissant des commentaires sur les fiches candidats, en attribuant des notes, etc. Et tout cela se fait sur une plateforme sécurisée, favorisant ainsi une collaboration fluide entre les équipes.

Parcours candidat attractif

Grâce à un logiciel ATS, les entreprises peuvent rapidement attirer des candidats potentiels. En effet, les fonctionnalités ultra personnalisées proposées par l’outil permettent de créer un parcours candidat attractif et de mettre en valeur les offres d’emploi. Cela contribue à optimiser les processus de recrutement, à maintenir une communication transparente et efficace avec les candidats, sans compte la possibilité d’offrir une expérience candidat positive qui renforce la marque employeur.

Fluidifier le parcours candidat via l’intégration d’outils RH signifie concrètement :

  • créer un site carrière personnalisé lié au site corporate de l’entreprise
  • accélérer la visibilité des offres d’emploi de la marque via la multidiffusion
  • augmenter le volume de candidats qualifiés en un minimum d’efforts
  • synchroniser les candidatures dans l’ATS recrutement
  • traiter les candidatures reçues dans l’outil
  • Suivre l’avancement des candidats dans le processus de recrutement

Analyses statistiques

L’utilisation d’un ATS offre également un accès aux analyses statistiques, ce qui facilite le suivi en temps réel de l’activité. Ainsi, les équipes peuvent aisément identifier les leviers de performance et les éventuels dysfonctionnements dans les campagnes de recrutement.

Cette fonctionnalité permet d’ajuster les actions de manière proactive, en réduisant par exemple le temps d’attente entre chaque étape, le délai de traitement d’une candidature, etc. Vous pouvez ainsi optimiser l’efficacité globale de vos efforts de recrutement et améliorer la qualité de vos embauches.

Accessibilité et sécurité des données

Dans l’adoption d’outils digitaux, l’accessibilité et la sécurité des données font partis des critères de sélection. Il est important de choisir une solution offrant une intégration fluide des processus de recrutement, et une connexion facile à des outils externes. La traçabilité des échanges, la règlementation RGPD et l’hébergement des données en France sont des avantages supplémentaires en termes de sécurité.

La mise en place d’un Plan de Reprise d’Activité (PRA) assure la continuité des opérations en cas d’incident ou de catastrophe. Ce plan comprend la sauvegarde régulière des données et permet une récupération rapide en cas de problème. Ainsi, avec ces mesures de sécurité en place, les entreprises peuvent utiliser un logiciel ATS en toute confiance, sachant que leurs données sont protégées.

Comment choisir un logiciel ATS ?

Un logiciel de recrutement selon les besoins de votre entreprise

L’intégration d’un ATS présente de multiples avantages. Il simplifie le processus de recrutement en permettant des ajustements en temps réel des campagnes de recrutement. De plus, il favorise la diversification des sources de candidatures grâce à la multidiffusion, ce qui accroît la visibilité des annonces publiées. En facilitant la collaboration entre les équipes, l’outil contribue également à améliorer la qualité des recrutements et l’image de l’employeur.

Avec la diversité des logiciels disponibles sur le marché, il est crucial de choisir un ATS adapté aux besoins spécifiques de votre entreprise, en prenant en compte le volume de candidatures et la nature de l’activité. De ce fait, plusieurs critères doivent être pris en compte pour garantir son intégration à l’écosystème de votre entreprise. Il doit offrir une interface conviviale répondant aux besoins des utilisateurs pour permettre une interaction fluide avec les autres services de l’entreprise. De la même manière, l’expérience utilisateur, le travail collaboratif, l’automatisation des tâches répétitives et la sécurité des données sont autant de facteurs à prendre en considération.

La personnalisation de l’outil ATS

De la gestion simplifiée des candidatures au recrutement collaboratif en passant par la personnalisation du parcours candidat et les analyses statistiques, un ATS offre un grand nombreux de fonctionnalités ultra personnalisées pour optimiser chaque étape du recrutement.

En résumé, un ATS présente de nombreux avantages : gain de temps, amélioration de la qualité des recrutements et valorisation de la marque employeur. Chez EOLIA Software, nous comprenons que chaque entreprise est unique. C’est pourquoi, notre solution globale est conçue pour s’adapter parfaitement à votre flux de travail et à vos processus internes, quel que soit votre secteur d’activité.

Le budget alloué à un logiciel  

Quand vient le moment de choisir un logiciel ATS pour le recrutement, la question des tarifs se pose naturellement : sont-ils adaptés à votre entreprise ? Optez pour une solution qui offre des tarifs clairs et transparents. Cela implique de bien comprendre ce qui est inclus dans le tarif de base et d’identifier les éventuels coûts supplémentaires, comme la limite de collaborateurs ou d’offres d’emploi multidiffusées.

Les tarifs des logiciels ATS peuvent varier selon plusieurs critères : le nombre de fonctionnalités disponibles, les volumes de recrutement et même la reprise de données. Il est donc essentiel de prendre en compte votre budget annuel dédié à un logiciel ATS et de le comparer aux avantages en termes de rapidité et d’efficacité qu’il offre.