Qu’est-ce qu’un vivier de candidats ?
Définition d’un vivier de candidats
Un vivier de candidats (ou talent pool en anglais) est une base de données regroupant des profils de candidats intéressants pour une entreprise. Il se constitue de plusieurs types de candidats :
- Des personnes ayant postulé à une précédente annonce d’emploi.
- Des personnes ayant manifesté de l’intérêt pour l’entreprise en envoyant une candidature spontanée.
- Des personnes rencontrées lors d’événements professionnels.
- Des personnes cooptées par des collaborateurs de l’entreprise.
- Les salariés ayant demandé une mobilité interne.
- Des profils sourcés sur des CVthèques ou les réseaux sociaux comme LinkedIn.
- D’anciens salariés, stagiaires ou encore alternants.
La constitution d’un vivier de candidats permet à l’entreprise de gérer plus efficacement son processus de recrutement et de répondre rapidement à ses besoins. Il n’y a pas de limite pour créer des viviers de talents. L’équipe RH peut en créer autant qu’elle le souhaite, selon ses critères de sélection. L’objectif est d’anticiper un départ ou un remplacement ponctuel, prévoir le lancement d’une nouvelle activité ou optimiser la gestion des ressources humaines.
Les avantages de constituer un vivier de candidats
Gain de temps et réduction des délais de sourcing
Avec l’accès à un vivier de candidats qualifiés, les recruteurs peuvent rapidement identifier les talents qui répondent aux critères de sélection des postes à pourvoir. Cela permet de gagner du temps, mais aussi d’assurer une réponse rapide et efficace aux besoins de recrutement, ce qui optimise ainsi le processus global.
Amélioration de l’expérience candidat et de la marque employeur
Un vivier de candidats bien géré améliore l’expérience candidat en maintenant un contact régulier avec les candidats potentiels et en leur offrant des opportunités adaptées à leurs compétences et aspirations. Ainsi, l’entreprise porte une attention particulière aux candidats ce qui renforce son image de marque de l’employeur.
Optimisation des ressources et réduction des coûts
En constituant en amont, une base de données de candidats qualifiés, vous limitez le recours à la multidiffusion sur les jobboards, ainsi que le temps consacré à la recherche active.
Optimiser le recrutement grâce à un vivier de candidats
Créer un vivier de candidats efficace
Créez une réserve de talents avec vos campagnes d’acquisition et les candidatures reçues. Compilez les profils intéressants que vous n’avez pas pu recruter immédiatement, et enrichissez votre base de données pour vos futurs besoins de recrutement. Assurez-vous de constituer un vivier de candidats qualifiés répondant aux critères spécifiques de votre entreprise. Utilisez également des canaux comme les jobboards, les réseaux sociaux, et votre site carrière pour attirer des profils pertinents.
Personnaliser les critères de sélection
Pour maximiser l’efficacité de votre vivier de candidats, définissez des critères de sélection pour analyser et trier les profils. Ils doivent prendre en compte les compétences, l’expérience, les qualifications, ainsi que les besoins spécifiques de votre entreprise :
- Compétences : déterminer les qualités requises pour chaque poste.
- Expérience : évaluer le nombre d’années d’expérience professionnelle souhaitée.
- Qualifications : prendre en compte les diplômes, certifications et autres qualifications pertinentes pour le poste.
- Besoins spécifiques de l’entreprise : la culture d’entreprise, les valeurs, et les projets de développement futur, etc.
Une fois, les critères de sélection validés, il est important de valider les informations des candidats, afin de qualifier au mieux votre vivier :
- Identité et coordonnées : mettre à jour les informations du contact pour faciliter la communication.
Source d’acquisition du profil : l’origine de chaque candidat, qu’il s’agisse d’une candidature spontanée, d’une recommandation, de la mobilité interne, etc. - Parcours professionnel : le nombre d’années d’expérience, les postes précédents et envisagés, ainsi que les conditions de travail souhaitées par le candidat.
- Historique des échanges : l’accès aux interactions passées (appels, emails, entretiens, …) avec le candidat, y compris les commentaires des recruteurs et les résultats des précédentes candidatures.
En établissant ces critères et en rassemblant les informations pertinentes, vous pouvez créer un vivier de candidats structuré et efficace, prêt à répondre rapidement aux besoins de recrutement de votre entreprise. Utiliser un logiciel de recrutement permet de gérer ces données de manière automatisée et conforme au RGPD, tout en assurant un gain de temps significatif pour les recruteurs.
Mettre à jour les informations
La gestion des viviers de candidats nécessite une mise à jour régulière des informations. La situation d’un contact peut évoluer en quelques mois. Il est donc important de passer régulièrement en revue vos viviers de candidats pour supprimer les profils qui ne sont plus pertinents ou mettre à jour leurs informations, afin de garder votre base de données actualisée.
Ces mises à jour peuvent concerner des données administratives comme un changement d’email ou de ville, mais aussi des informations capitales pouvant influencer une décision de recrutement : un départ de chez un concurrent, l’acquisition de nouvelles compétences grâce à une formation, ou une reconversion professionnelle.
Entretenir un engagement continu
Maintenez l’intérêt des candidats par la mise en place d’une stratégie d’inbound recruiting. Autrement dit, tenez les informés des opportunités de poste, de carrière et des nouvelles offres d’emploi, en entretenant une communication régulière via des newsletters, événements et vidéos. Un suivi personnalisé et des échanges réguliers assurent une relation positive et renforcent l’image de marque de l’entreprise.
Développer en équipe les viviers de talents
Invitez les membres de votre équipe RH à contribuer aux viviers de candidats en ajoutant des profils qualifiés et en utilisant des outils de gestion pour organiser ces données. Attribuez des accès différenciés à chaque utilisateur pour une gestion optimisée et sécurisée. Cela permet une meilleure gestion des ressources humaines et une collecte de données plus efficace.
En optimisant ces étapes, vous serez en mesure de créer un vivier de candidats qui répondra rapidement aux besoins de recrutement de votre entreprise. La clé est de mettre en place un système de gestion des candidatures performant et de maintenir une interaction continue avec les candidats pour constituer une réserve de talents toujours prête à répondre aux opportunités de recrutement.
Conserver les données des candidats
Les données personnelles des candidats sont protégées conformément aux normes RGPD. L’utilisation d’un logiciel de recrutement permet la gestion automatique et sécurisée du RGPD pour l’ensemble des informations des candidats. Sa mise en place vous aide à maintenir les informations des candidats à jour régulièrement.
Quels outils pour créer des viviers ?
L’intégration d’un système de gestion des candidatures est recommandée pour trier et classer automatiquement les profils, selon vos critères de sélection. En utilisant un logiciel de recrutement, vous pouvez constituer et gérer vos viviers de candidats et suivre le parcours des candidats tout au long du processus de recrutement. Les données des candidats sont enrichies au fur et à mesure des interactions permettant de maintenir une base de données pertinente et à jour.
Vous pouvez également enrichir votre vivier par l’outil de sourcing intégré à l’ATS (Applicant Tracking System). En utilisant différents canaux comme les jobboards, les CVthèques, les réseaux sociaux, et le site carrière de l’entreprise, vous pouvez facilement enrichir votre réserve de candidats pour d’éventuels postes à pourvoir.
Grâce à un logiciel de recrutement, vous pouvez aussi :
- Centraliser et trier toutes les candidatures au même endroit
- Automatiser les envois d’emails pour maintenir une relation continue avec les candidats
- Tracer le processus de recrutement pour assurer une gestion fluide des candidatures
- Partager les viviers de candidats avec l’ensemble des membres l’équipe
Ce qu’il faut retenir du vivier de candidats
En constituant une base de données de profils qualifiés issus de diverses sources, vous réduisez les délais de sourcing et améliorez l’expérience candidat.
Utilisez un logiciel de recrutement pour centraliser, trier et enrichir ces profils, et maintenez une communication régulière avec les candidats pour renforcer leur engagement. Invitez votre équipe RH à contribuer au vivier et assurez une gestion collaborative.
