Quels sont les outils de recrutement à disposition des recruteurs ?

Une multitude d’outils de recrutement existe pour aider les équipes RH dans leurs missions. De la définition du besoin de recrutement au sourcing en passant par la sélection des candidats, … jusqu’à l’onboarding, tous cherchent à faciliter la gestion des processus RH des organisations. Comment trouver les bons outils ? Sur quels critères définir ceux qui seront les plus adaptés aux besoins de l’entreprise ?

Sommaire

Quels sont les nouveaux modes de recrutement ?

Le secteur du recrutement se modifie extrêmement vite. On assiste notamment à une automatisation du recrutement pour les missions à faible valeur ajoutée. Ainsi, les entreprises peuvent se concentrer davantage sur celles à hauts potentiels. Cette tendance s’est accélérée avec la digitalisation des processus de recrutement. Désormais, les entreprises ont à leur disposition une multitude d’outils digitaux pour faciliter leur travail.

L’objectif de ces nouvelles méthodes de recrutement est de diversifier les sources afin d’avoir un maximum de profils différents sur un marché de l’emploi en tension et de trouver les meilleurs talents le plus rapidement face à la concurrence.

De la définition d’un besoin de recrutement à la sélection des candidats, en passant par le sourcing, et la gestion des candidatures, ces outils sont conçus pour simplifier la démarche des recruteurs. Pour quels besoins et à quels moments les exploiter ? Quelles sont les techniques pour trouver un bon candidat en un minimum de temps ?

Qu’est-ce qu’un outil de recrutement ?

Parmi les différents outils de recrutement, nombreux sont ceux qui facilitent le déroulement du recrutement. Ils aident à rechercher et identifier les candidats pour un poste donné, dans une optique de gain de temps, d’optimisation des ressources disponibles et de réduction des coûts :

  • Fiche de poste : définition du besoin de recrutement
  • Offre d’emploi : les attendus des missions et enjeux de la fonction 
  • Sourcing : canaux d’acquisition des talents
  • Espaces carrières : visibilité de la marque employeur 
  • Suivi et gestion des candidatures : gestion des processus de recrutement 
  • Travail collaboratif : collaboration entre le service RH et les managers 
  • Tests de recrutement : évaluation des compétences métiers, techniques, …

Quelles sont les principales étapes pour assurer un bon recrutement ?

Fiche de poste

La fiche de poste est établie pour les services RH. Elle décrit avec précision le poste mais aussi les qualités attendues du candidat :

  • Intitulé du poste
  • Missions
  • Compétences techniques et managériales
  • Soft-skills ou savoir-être
  • Localisation
  • Type de contrat
  • Rémunération
  • Nombres d’heures de travail hebdomadaire

Lors d’un recrutement, la fiche de poste aide à déterminer le besoin ainsi qu’à cibler le bon profil. A partir de ce document est rédigé l’offre d’emploi. Elle indique aussi les exigences liées à la fonction (diplômes, niveau d’expérience, rémunération, etc.). Elle permet donc d’avoir des profils qualifiés par rapport au besoin de recrutement identifié. 

Par ailleurs, la fiche de poste a également d’autres utilités :

  • Meilleure connaissance de la fonction occupée dans l’entreprise
  • Gestion des carrières et des politiques de rémunération en fonction des caractéristiques du poste
  • Support de discussion lors d’un entretien professionnel
  • Référentiel pour développer un plan de formation

Sourcing

Le recrutement digital diversifie les sources d’acquisition ce qui augmente le nombre de candidats potentiels. La mise en place d’une stratégie de sourcing RH permet de repérer et identifier les candidats potentiels, passifs ou actifs, sur le marché de l’emploi, correspondants aux caractéristiques du poste à pourvoir.

Le sourcing est une étape stratégique qui intervient au début du processus de recrutement. De l’approche directe à la multidiffusion d’annonces, sans oublier la cooptation, les événements professionnels,… le sourcing RH est multiforme. D’où la nécessité de mettre en place une stratégie de recrutement adaptée à chaque besoin de recrutement.

En fonction de l’urgence des besoins et des budgets alloués, les équipes RH doivent opérer des choix judicieux pour créer des campagnes de recrutement adaptées en utilisant les canaux de recrutement les plus pertinents :

  • Intégrer les offres d’emploi sur le site Internet de l’entreprise ou site carrière
  • Multidiffuser les annonces sur les jobboards 
  • Exploiter la CVthèque de l’outil de recrutement et des plateformes tierces 
  • Publier les offres sur les réseaux sociaux (Linkedin, Facebook, Instagram, etc.)
  • Utiliser la publicité programmatique pour atteindre les candidats passifs et construire de véritables scénarios de recrutement
  • Encourager l’implication des collaborateurs dans le recrutement via une politique de marque employeur
  • Favoriser la mobilité interne
  • Rechercher par approche directe via des cabinets de recrutement
  • Mettre en place des partenariats avec les écoles et les universités
  • Investir dans des événements professionnels

Espaces carrières

L’entreprise peut diffuser les offres d’emploi sur son site carrière. Par ce biais, cela lui permet de proposer un parcours candidat adapté en fonction des enjeux des postes à pourvoir et de développer une image positive auprès des candidats.

Cet outil donne la possibilité à l’entreprise de se différencier de la concurrence en contextualisant les offres d’emploi. Ainsi, les recruteurs attirent les candidats en adéquation avec les valeurs et l’ADN de l’entreprise. De cette manière, la marque employeur contribue à rendre attractive la structure aux yeux des futurs talents.

Dans le cas d’un recrutement en interne, il est également pertinent de partager les annonces sur un espace dédié afin de favoriser la mobilité interne.

Suivi et gestion des candidatures

Si les entreprises investissent beaucoup de temps pour attirer les bons candidats, elles peinent davantage à gérer la suite. Pour trier et sélectionner les candidatures pertinentes, elles ont tout intérêt à capitaliser sur les solutions digitales. En effet, l’utilisation d’un logiciel ATS fluidifie le traitement des candidatures et ainsi apporte les bonnes réponses aux candidats, dans le bon timing.

Plus précisément, en classant automatiquement les CV dans la CVthèque, les recruteurs identifient rapidement des candidats potentiels par mots clés, par canal d’acquisition, par vivier avec des critères spécifiques et ensuite prennent contact avec eux :

  • Ajouter automatiquement des CV depuis les sites de recrutement ou réseaux sociaux via un plug in d’aspiration des profils
  • Constituer des viviers de talents dans un espace sécurisé
  • Détecter des profils qualifiés et pertinents avec la recherche sémantique
  • Classifier les candidatures en fonction des besoins de recrutement
  • Enrichir et commenter les fiches candidats
  • Tracer l’historique des dossiers candidats

Un logiciel ATS est un outil de recrutement complet pour traiter les candidatures. Il permet de construire des viviers de talents et donc d’enrichir la CVthèque qui constitue la première ressource interne de l’entreprise. La sélection des candidats est notamment facilitée par l’automatisation des tâches chronophages (e-mails de refus, de validation, etc). Ainsi, les recruteurs passent plus de temps à rencontrer les profils retenus.

Travail collaboratif

Fluidité entre managers et RH pour la réussite des recrutements

En interne, faciliter le processus de recrutement passe par la simplification des échanges entre les services. C’est-à-dire proposer un outil collaboratif grâce auquel les échanges entre les recruteurs et managers accélèrent les étapes de validation du workflow. En effet, les managers participent à de nombreuses étapes du recrutement : définition des besoins, réalisation des entretiens d’embauche, choix du candidat retenu. Les deux parties ont donc intérêt à se tenir au courant de l’avancement du recrutement et à discuter des ajustements nécessaires.

Expérience de recrutement positive 

Les messages adressés aux candidats ont également un impact dans le suivi du processus de recrutement. Pour donner envie aux candidats de continuer, voire d’accepter une offre d’emploi, la façon de communiquer influence leur décision. C’est pourquoi, préciser l’avancement des différentes étapes de recrutement aux candidats permet de maintenir une communication claire et transparente et de contribuer à améliorer la marque employeur.

Faire l’acquisition d’un outil de recrutement permet de maîtriser toutes les étapes du processus RH dans une seule et unique plateforme. Ainsi il est facile d’avoir une vision d’ensemble sur la progression des workflows de validation, et d’historiser les échanges entre services et avec les candidats.