Contrôle de références en recrutement

Vous êtes engagé dans le processus de recrutement avec des candidats présélectionnés. L’étape suivante consiste à vérifier leurs références. Celle-ci n’est pas obligatoire, mais elle offre l’opportunité de lever des incertitudes. Comment s’assurer que cette démarche se déroule de manière optimale ? Cet article vous donne quelques conseils pratiques pour optimiser votre processus de prise de références.

Sommaire :

• Pourquoi mettre en place la prise de références ?
  • Définition et enjeux
  • À quelle fréquence ?
  • Plusieurs prises de références
• Comment préparer le contrôle de références ?
  • Rassurer les candidats
  • Consentement du candidat
  • Modèles de formulaire
• Quelles sont les questions à poser ?
• Ce qu’il faut retenir du contrôle de références en recrutement 

Définition & enjeux

La prise de références est une étape du recrutement qui consiste à contacter les anciens employeurs ou managers d’un candidat pour recueillir des informations complémentaires liées à ses expériences professionnelles antérieures. Cela permet de :

• Valider les renseignements fournis par le candidat, telles que les missions accomplies dans ses précédentes expériences, les compétences déclarées, la durée de ses emplois antérieurs, la nature de sa personnalité, ainsi que les raisons de son départ de l’entreprise, que ce soit une fin de contrat, un autre projet, ou toute autre justification.
• Approfondir la connaissance de la personnalité du candidat : obtenir des informations complètes sur sa personnalité, ses compétences interpersonnelles, sa capacité à s’adapter à la culture de l’entreprise, et d’autres aspects qui ne sont pas mentionnés dans un CV ou lors d’un entretien classique.

Cette démarche vise à confirmer les informations fournies par le candidat, à évaluer sa capacité à s’adapter dans un nouvel environnement, et à déterminer si son profil est en adéquation avec le poste à pourvoir. Elle permet de mieux cerner la personnalité et le potentiel d’un candidat au-delà de son CV.

À quelle fréquence effectuer des prises de références ?

La fréquence des prises de références varie en fonction du type de poste et de la politique de l’entreprise. Dans certaines entreprises, cette pratique fait partie des réflexes RH, tandis que d’autres l’utilisent de manière plus sélective, notamment pour des postes nécessitant des compétences spécifiques ou des qualités particulières. Si vous passez par un cabinet de recrutement, celui-ci pourra également vous conseiller sur la fréquence adéquate des prises de références à effectuer.

Cette étape intervient entre le premier contact avec le candidat et le dernier entretien. Elle ne doit pas ralentir le recrutement. Si vous avez des difficultés à joindre les contacts donnés, n’hésitez pas à leur préciser dans quel délai vous avez besoin de vous entretenir avec eux. Il est conseillé de solliciter les anciens managers, collègues, ou référents qui ont travaillé directement avec le candidat. En effet, ces échanges permettent de vérifier la véracité des informations fournies et d’obtenir une appréciation de la relation hiérarchique et des compétences du candidat.

Plusieurs prises de références

Il est recommandé de réaliser deux ou trois prises de références pour chaque candidat, permettant ainsi la comparaison et l’analyse des divers commentaires obtenus. Cette approche renforcera votre confiance dans la décision d’embauche, mais elle vous dotera également d’une meilleure capacité à discerner d’éventuels retours biaisés. En effectuant plusieurs contrôles, vous pourrez vous assurer que le parcours professionnel et les compétences (soft skills et hard skills) du candidat correspondent aux exigences de la fonction occupée.

Rassurer les candidats

Les candidats ne sont pas tous familiers avec la prise de référence, ce qui peut susciter des inquiétudes. Lorsque vous expliquez le déroulement de cette étape aux candidats, assurez-vous de mettre en avant les objectifs de la prise de référence et les informations que vous recherchez à recueillir afin que le candidat vous fournir des références pertinentes. Il est important de rappeler que cette étape est encadrée juridiquement et que les candidats ont le droit de la refuser, conformément à la réglementation en vigueur.

En mettant en place ces pratiques, vous montrez aux candidats que le processus est encadré et respecte les règles en matière de protection des données personnelles et de respect de la vie privée. Cela permettra de créer un climat de confiance et d’éviter toute inquiétude ou jugement négatif de la part des candidats.

Consentement du candidat

Avant de contacter les références d’un candidat, assurez-vous d’obtenir son consentement, de préférence, demander une autorisation écrite afin d’éviter tout problème. Cela renforce la confiance et garantit la légalité de la démarche, selon l’article L. 1221-8-et L.1221-9 du code du travail.

Ensuite, vous avez la possibilité de planifier un rendez-vous avec les anciens employeurs, de procéder à la prise de référence. Vous pouvez optimiser ce processus en automatisant certaines étapes. Par exemple, l’envoi de l’accord écrit et la programmation de l’appel téléphonique peuvent être automatisés à partir d’un logiciel de recrutement.

Modèles de formulaire

En raison du cadre légal qui entoure le contrôle de référence, les recruteurs peuvent craindre de dépasser ces limites. Dans ce contexte, il est judicieux de s’appuyer sur un modèle d’accord écrit à remplir par le candidat, et sur une liste de questions à poser en lien direct avec le poste en question et le parcours professionnel du candidat. La mise en place d’un modèle assure la conformité du processus de vérification de références, tout en garantissant la pertinence des informations collectées pour le recrutement.

De plus, cette approche standardise le processus et assure que toutes les données sont collectées de manière systématique. Il est important de souligner que toutes les informations vérifiées restent confidentielles.

Ainsi, l’utilisation de modèles de formulaire pour le contrôle des références permet de structurer le processus de recrutement, d’assurer la conformité légale, et de garantir que la prise de décision repose sur des informations vérifiées et pertinentes.

De préférence, posez des questions ouvertes et demandez des exemples concrets à votre interlocuteur :

• Combien de temps le candidat a-t-il travaillé dans votre équipe/entreprise ?
• Pourquoi a-t-il quitté votre entreprise ?
• Quel était son poste ? Avait-il des responsabilités ?
• Pouvez-vous citer des exemples de missions spécifiques qu’il a accomplies pour votre entreprise ?
• Pouvez-vous partager un exemple de mission ou de projet où le candidat s’est particulièrement distingué ?
• Ses objectifs étaient-ils régulièrement atteints ? Respectait-il les délais ?
• Comment décririez-vous sa proactivité et sa prise d’initiative ? Pouvez-vous donner un exemple où il a pris l’initiative pour résoudre un problème client ?
• Quelles compétences pensez-vous que nous devrions encourager chez le candidat ?
• Seriez-vous prêt à réembaucher le candidat ?

Dans les étapes de recrutement, la prise de références est un outil d’aide à la décision qui peut clarifier des doutes et/ou confirmer des choix. Pour autant, c’est un indicateur ne doit pas être décisif dans votre choix. Elle vient enrichir l’ensemble du processus de recrutement, permettant une vision plus éclairée des candidats, mais d’autres éléments doivent également être pris en compte.

Les réseaux sociaux peuvent également fournir des informations supplémentaires sur les candidats. En parcourant leurs profils sur des plateformes comme LinkedIn, vous pouvez obtenir des détails sur leurs réalisations professionnelles, leurs compétences et leur réseau de contacts. L’utilisation des réseaux sociaux peut renforcer les données recueillies lors de la prise de référence.

Le contrôle de références permet de confirmer les informations fournies par les candidats, d’évaluer leur adaptation à l’entreprise, et de déterminer leur adéquation au poste. Cela peut se faire en contactant les anciens employeurs pour obtenir des informations pertinentes. Il est recommandé de réaliser deux ou trois prises de références par candidat pour obtenir des commentaires comparatifs, en sollicitant les supérieurs hiérarchiques et les anciens collègues.

Auparavant, assurez-vous d’expliquer cette démarche aux candidats et d’obtenir leur consentement, idéalement par écrit. Utilisez un gabarit de formulaire pour garantir la conformité et posez des questions ouvertes pour obtenir des informations détaillées. Bien que la prise de références soit utile, elle ne doit pas être la seule base de décision, d’autres éléments doivent également être pris en compte.

C’est étape clé dans le processus de recrutement, permettant de compléter les informations sur le parcours professionnel du candidat. En utilisant une méthode rigoureuse et en respectant les réglementations en vigueur, les recruteurs peuvent prendre des décisions plus éclairées.