Email de refus de candidature : Optimisez la communication avec vos candidats

01/12/2023

L’email de refus de candidature est le dernier échange que vous avez avec le candidat. Celui-ci marque la fin du processus de recrutement qui peut durer quelques jours, voire plusieurs semaines. Parfois, certains candidats ne reçoivent pas de réponse à leurs candidatures. Pourtant, cette étape a son importance pour l’expérience candidat et l’image de l’employeur !

Pour éviter de perdre du temps, vous pouvez créer des modèles d’email de refus de candidature, selon les situations rencontrées. De ce fait, vous réduisez le temps consacré à cette tâche. Dans cet article, nous vous donnerons quelques conseils pratiques pour optimiser cette démarche.

Sommaire :

Pourquoi rédiger un email de refus de candidature ?

La rédaction d’un email de refus de candidature joue un rôle crucial quelle que soit l’étape d’avancement dans le processus de recrutement. L’intégrer systématiquement est indispensable afin de justifier de façon objective les raisons d’un retour négatif, même si légalement, il n’y a aucune obligation de justifier un refus de candidature.

Cette pratique témoigne de la considération envers les candidats qui ont investi du temps lorsqu’ils postulent à des offres d’emploi. Envoyer ce message dès que vous constatez que les candidats ne correspondent pas au poste, afin de ne pas générer inutilement des attentes et de les bloquer dans d’autres démarches de recrutement qu’ils auraient pu engager. C’est une manière de reconnaître leur intérêt pour le poste et de leur fournir une réponse claire.

Seuls 2 recruteurs sur 3 envoient un accusé de réception de candidature et 1 recruteur sur 3 n’envoie pas systématiquement une réponse aux candidats non retenus, alors que ce sont des attentes des postulants (Enquête, le recrutement en 2022 – HelloWork) 

Certains recruteurs négligent l’importance des retours aux candidats. Ils se contentent d’envoyer un accusé de réception “Si d’ici 3 semaines, vous n’avez pas de nouvelles, considérez votre candidature comme non retenue”! Cette pratique peut desservir la réputation de la marque employeur. Il est donc recommandé ne pas laisser les candidats sans réponse à la suite d’une candidature. L’envoi d’un message de refus contribue à renforcer l’image de l’entreprise. S’ils ne sont pas retenus pour le poste, mais qu’ils ont eu une expérience positive alors ils sont plus enclins à recommander l’entreprise à d’autres. En offrant une réponse transparente et soignée, vous renforcez la réputation de votre entreprise. De plus, en entretenant une relation positive avec eux, vous pouvez construire un vivier de talents pour d’autres opportunités.

Enfin, l’analyse des raisons des refus peut contribuer à améliorer les processus de recrutement. En comprenant les motifs des refus, vous pouvez ajuster vos campagnes de recrutement en fonction de vos besoins.

Quels sont les différents cas de refus ?

Différentes explications peuvent justifier un refus de candidatures. Lors d’une réponse à un candidat, vous pouvez évoquer de façon succincte le motif.

Culture d’entreprise

L’adéquation entre les valeurs et à la culture de l’entreprise est primordiale pour intégrer les bons profils et favoriser le sentiment d’appartenance. En refusant un candidat pour ce motif, vous évitez d’éventuelles erreurs de recrutement.

Prétentions salariales

Si le candidat a des attentes salariales qui dépassent le budget prévu, vous pouvez négocier des avantages ou revoir sa rémunération à la hausse dans la mesure du possible. Si cela ne répond pas à sa demande, vous avez le droit de décliner sa candidature. Pour éviter cette situation, assurez-vous d’être clair dans votre offre d’emploi en énonçant une fourchette salariale réaliste.

Manque d’adéquation des compétences

En ayant défini en amont un candidat personæ, vous êtes en mesure d’identifier les compétences que votre candidat idéal doit avoir. Selon vos besoins de recrutement, vous pouvez refuser un candidat qui ne rentre pas dans vos critères de sélection. Vérifiez que ces éléments sont bien inscrits sur la fiche de poste, afin d’être en mesure d’expliquer aux candidats le manque d’expérience ou de qualifications attendues sur le poste.

Volume de candidatures

Soulignez le fait que vous receviez un grand nombre de candidatures. Proposez des modèles d’email qui expriment la reconnaissance envers les candidats tout en expliquant la nécessité de limiter le nombre de candidats retenus.

Raisons interdites pour exclure un candidat

Selon l’article L1132-1 du Code du travail, il existe des motifs de refus de candidature interdits par la loi (l’âge, le genre, l’origine ethnique, l’orientation sexuelle, la grossesse, le handicap, la religion, l’activité syndicale ou mutualiste).

Comment formuler un email de refus de candidature ?

Prenez le temps de bien formuler le mail de refus de candidature, selon l’étape d’avancement dans le processus de recrutement en expliquant la raison même si cela peut être délicat. Cette démarche contribue à maintenir la communication tout en offrant une opportunité d’amélioration pour le candidat.

Plusieurs modèles d’email peuvent être construits en fonction des situations, néanmoins, lorsqu’un candidat est au stade de l’entretien et qu’il a rencontré plusieurs personnes de l’entreprise, il est bien de faire un feedback par téléphone au lieu d’un simple email. Les candidats attendent des retours constructifs qui leur seront utiles dans leur recherche d’emploi. Dans ce cas, soulignez par téléphone ce que l’entreprise recherche en précisant les éléments qui ont fait défaut au candidat.

Personnaliser l’email de refus

Remerciez la personne pour son intérêt et sa candidature en utilisant le prénom du candidat et mentionnant le poste pour lequel il a postulé. Éviter les réponses génériques qui pourraient sembler impersonnelles.

Apporter des explications claires et soignées

Il est préférable d’éviter les formulations vagues qui pourraient générer de la confusion. Soyez honnête en expliquant les raisons du refus. N’hésitez pas à donner des conseils pour que le candidat puisse mieux comprendre votre décision et travailler certains points.

Inviter le candidat à rester en contact

Si vous pensez qu’une personne est un bon candidat pour l’entreprise, encouragez-le à postuler à d’autres opportunités, s’il y en a. Vous pouvez également l’inviter à se connecter sur LinkedIn pour rester en contact. Pour autant, si vous savez que ce candidat ne sera pas « un bon choix » pour l’organisation, ne laissez pas la porte ouverte.

Automatisation des modèles d’emails de refus de candidatures

En passant par un ATS de recrutement, vous pouvez envoyer des réponses automatiques aux candidats refusés. En automatisant les modèles d’email de refus, vous optimisez le temps consacré à cette étape du processus de recrutement et améliorez l’expérience candidat.

Exemples de modèles de refus de candidature

Modèle pour une candidature spontanée

Bonjour [Prénom du candidat],

Nous vous remercions de l’intérêt que vous portez à [nom de l’entreprise].

Votre candidature ne correspond pas aux postes actuellement ouverts. Nous vous invitons à consulter la liste de nos offres d’emploi sur notre site web [lien du site web]. Cette liste est mise à jour dès que de nouveaux postes sont disponibles.

N’hésitez pas à consulter régulièrement nos offres d’emploi et à soumettre votre CV lorsque vous trouvez un poste qui vous intéresse.

Cordialement,

L’équipe de recrutement de [Nom de l’entreprise]

Modèle de refus après un entretien

Bonjour [Prénom du candidat],

Nous vous remercions pour votre temps investi sur le poste de [titre du poste] chez [nom de l’entreprise].

Nous avons été ravis de vous rencontrer et d’échanger sur votre parcours professionnel.

Malheureusement, après évaluation, nous avons pris la décision de poursuivre notre processus de sélection avec un autre candidat dont le profil correspond davantage aux besoins sur le poste [préciser le motif].

Nous souhaitons conserver votre CV, si vous en êtes d’accord. Et, si un poste ouvert correspond mieux à votre profil, nous vous contacterons.

Si vous avez des questions ou si vous souhaitez de plus amples informations, n’hésitez pas à nous contacter. Je me tiens à votre disposition pour répondre à toutes vos interrogations.

Je vous souhaite le meilleur dans vos projets futurs.

Cordialement,

[Nom de l’expéditeur]

Modèle de refus pour un poste pourvu

Bonjour [Prénom du candidat],

Nous vous remercions de l’intérêt que vous portez à [nom de l’entreprise].

Nous avons le regret de vous informer que le poste a été pourvu. Nous ne pouvons donc pas donner suite à votre candidature.

Si vous êtes d’accord, nous conserverons votre CV. Et si un nouveau poste correspond à votre profil, nous vous contacterons.

Nous vous souhaitons le meilleur dans votre projet de recherche.

Cordialement,

L’équipe de recrutement de [Nom de l’entreprise]

Modèle de refus pour une candidature interne

Bonjour [Prénom du candidat],

Nous vous remercions d’avoir postulé au poste de [titre du poste].

Après une évaluation approfondie, nous avons pris la décision de poursuivre avec un autre candidat dont le profil est davantage en adéquation avec le poste.

Nous prévoyons d’ouvrir des candidatures internes pour les postes de [Titre du poste] à partir du [date]. En tenant compte de vos compétences et de votre expérience, nous vous invitons à envisager de soumettre votre candidature à ce moment-là.

N’hésitez pas à candidater pour d’autres postes qui vous intéressent.

Cordialement,

[Nom de l’expéditeur]