Déploiement de votre ATS : Guide Pratique pour les RH

Que vous recrutiez pour votre propre entreprise ou pour vos clients, la mise en place d’un logiciel de recrutement ou ATS (Applicant Tracking System) demande de prendre en considération un grand nombre de points pour garantir un déploiement réussi.

Alors, comment assurer que votre déploiement soit un succès et apporte une réelle valeur ajoutée à votre processus de recrutement ? Découvrez nos conseils pratiques dans cet article.

Pour réussir le déploiement de votre logiciel, déterminez en amont les besoins spécifiques de votre entreprise afin de garantir une intégration fluide du système dans votre organisation.

La durée du déploiement peut varier en fonction de plusieurs facteurs, tels que la complexité de votre infrastructure informatique et le nombre d’utilisateurs impliqués dans le processus. En moyenne, cela peut prendre entre quelques semaines à plusieurs mois. Il est donc important de prévoir un calendrier détaillé et de s’assurer que toutes les parties prenantes soient impliquées dès le début pour éviter tout retard et d’éventuelles incompréhension.

Analyse du besoin et planification

Pour réussir le déploiement de votre logiciel, déterminez en amont les besoins spécifiques de votre entreprise afin de garantir une intégration fluide du système dans votre organisation.

Chaque entreprise a ses propres spécificités et besoins en termes de gestion des talents et de stratégie de recrutement. La première étape consiste à déterminer les étapes du processus de recrutement spécifique à votre entreprise.

Un système de suivi des candidatures doit s’intégrer à vos particularités pour répondre aux demandes des utilisateurs, et réduire le temps consacré à la gestion du recrutement.

Identifiez quels sont les principaux défis que vous souhaitez résoudre avec un logiciel de recrutement :

• Améliorer l’efficacité du processus de recrutement
• Faciliter le recrutement collaboratif
• Proposer une meilleure expérience candidat
• Optimiser la gestion des données et la connexion aux outils informatiques existants

Intégration avec divers outils

Lors de la mise en place d’une nouvelle solution, plusieurs facteurs sont à prendre en compte tels que la facilité d’utilisation, la capacité à intégrer d’autres outils et la qualité du support technique.

L’intégration d’un logiciel de recrutement doit facilement se connecter à diverses solutions externes pour constituer un SIRH, tels que le site carrière, la gestion de travail temporaire, les outils de disponibilité des candidats, les tests de personnalité, etc. Cette interopérabilité permet d’améliorer l’efficacité de la gestion des talents.

Reprise de données & sécurité des données

Évaluez quelles sont les données à conserver (données candidats, pièces jointes, historiques des échanges, informations sur les postes, les clients, etc.). Cette étape doit être traitée avec méthodologie pour garantir la qualité et la sécurité des données. En effet, veuillez à ce que la solution RH sélectionnée présente des règles de sécurité optimales, notamment en matière de conformité au RGPD, d’hébergement des données, de Plan de Reprise d’Activité (PRA), et de sauvegarde des données sur une période glissante. Un système de gestion des candidatures robuste protège les données des candidats.

Rétroplanning

La durée du déploiement peut varier en fonction de plusieurs facteurs, tels que la complexité de votre infrastructure informatique et le nombre d’utilisateurs impliqués dans le processus. En moyenne, cela peut prendre entre quelques semaines à plusieurs mois. Il est donc important de prévoir un calendrier détaillé et de s’assurer que toutes les parties prenantes soient impliquées dès le début pour éviter tout retard et d’éventuelles incompréhension.

Découpez le projet en différents lots en fonction de vos objectifs de mise en œuvre et prévoyez un calendrier réaliste pour chaque phase du déploiement. Une planification détaillée aide à éviter les retards et assure une transition fluide vers le nouvel outil.

Pour vous guider à travers chaque phase de votre projet, et même après la mise en place, un chef de projet dédié est à votre disposition dès le début. Cette relation personnalisée facilite la conduite des différentes étapes, mais assure également une utilisation fluide de votre outil de gestion des candidatures au quotidien.

Référents

Pour garantir le succès du déploiement ATS, un référent chez le client suit le projet de bout en bout, assurant une coordination efficace entre toutes les parties impliquées, y compris les services internes et externes. Il est le responsable de communiquer les besoins spécifiques de l’entreprise, de faciliter l’implication des utilisateurs et de veiller à ce que la solution réponde aux attentes opérationnelles.

De même chez l’éditeur, le référent joue un rôle clé dans la personnalisation de l’outil, l’implémentation des modules de gestion des talents et la formation des utilisateurs.

La collaboration étroite entre les deux référents est indispensable pour maximiser les bénéfices de votre solution de recrutement et pour garantir un déploiement réussi.

Paramétrage et personnalisation

L’analyse du processus de recrutement permet de définir le paramétrage à mettre en place. Cette étude approfondie aide à mieux comprendre les besoins spécifiques des utilisateurs, qu’ils soient recruteurs, managers ou autres parties prenantes impliquées dans le processus.

Au départ, il est préférable de faire un paramétrage simple puis de l’enrichir progressivement en fonction des usages et des évolutions de votre entreprise. Il est essentiel de donner rapidement un accès à l’outil pour suivre la mise en œuvre du projet, permettant ainsi aux utilisateurs de valider les choix de paramétrage et d’effectuer les ajustements nécessaires.

Tester les interfaces avec les autres systèmes d’information est indispensable pour garantir une communication efficace entre les différents outils. Cela inclut les logiciels de recrutement, le site carrière, les systèmes de gestion des talents et les outils collaboratifs, garantissant une intégration fluide et une utilisation optimale des ressources disponibles.

La vérification du paramétrage effectué et les ajustements nécessaires permettent aux utilisateurs de s’assurer que le système répond précisément à leurs besoins opérationnels, évitant ainsi les potentielles erreurs.

Implémentation & Formation

Le scénario de déploiement est construit ensemble pour répondre précisément aux besoins de votre entreprise. Les supports de formation, tels que les documentations : webinaires, tutoriels vidéos sont adaptés pour garantir une prise en main optimale. Des formateurs référents peuvent servir de relais au sein de vos équipes pour assurer une communication fluide.

Si le projet est découpé en plusieurs lots, alors la mise en œuvre se poursuit progressivement avec des livraisons et un planning maîtrisé. Ce découpage permet d’identifier et de résoudre tout problème technique ou organisationnel au fur et à mesure.

En intégrant ces pratiques, vous donnez les moyens à votre équipe RH de maîtriser parfaitement l’outil, d’éviter les déconvenues et de garantir une expérience utilisateur fluide.

Suivi régulier

Après le lancement de votre solution de recrutement, comme celle de EOLIA, un suivi de projet régulier est mis en place pour valider la prise en main des équipes et réaliser les ajustements nécessaires. Cette démarche réduit le temps d’adoption au nouvel outil et favorise donc un meilleur taux d’engagement des collaborateurs.

L’accompagnement au quotidien passe par un accès au support client. Que vous ayez des questions sur l’intégration de nouveaux modules, l’utilisation des outils collaboratifs, ou le suivi des candidatures, le support vous aide à garantir une gestion efficace de votre ATS. Chez Eolia Software, nous comprenons l’importance de répondre rapidement aux problèmes techniques pour éviter toute interruption dans votre processus de recrutement.

Notre accompagnement ne se limite pas à l’implémentation de votre logiciel. Que vous aillez des changements d’organisation, des processus RH à améliorer ou des innovations à intégrer, votre chef de projet dédié est présent pour vous conseiller et vous guider tout au long de votre parcours.

Le déploiement d’un ATS (Applicant Tracking System) est une étape cruciale pour optimiser le processus de recrutement. Pour garantir son succès, plusieurs étapes clés doivent être suivies. Il est essentiel de commencer par analyser les besoins spécifiques de l’entreprise et planifier en conséquence. L’intégration avec divers outils, la sécurité des données, et un rétroplanning détaillé sont indispensables. Une collaboration étroite entre référents du client et de l’éditeur facilite l’implémentation et la personnalisation du système. Enfin, une formation adéquate et un suivi régulier après le déploiement assurent une adoption fluide et un usage optimal du nouvel outil, maximisant ainsi l’efficacité des équipes RH.