Définition : qu’est-ce qu’un ATS ?

Un logiciel ATS (Applicant Tracking System), ou logiciel de suivi des candidatures, est un outil conçu pour les ressources humaines (RH) afin de gérer et optimiser les processus de recrutement. Il permet notamment la centralisation des candidatures, le tri des CV ainsi qu’une communication optimisée entre les candidats, les recruteurs et les managers.

Au départ, cet outil était principalement utilisé pour enregistrer et classer les CV reçus via différents canaux. Aujourd’hui, son rôle s’est largement étendu. L’ATS est devenu un logiciel complet de gestion du recrutement, qui continue d’évoluer avec l’intégration de technologies comme l’intelligence artificielle.

À quoi sert un ATS ?

Aujourd’hui, les pratiques de recrutement évoluent rapidement. Avant, les offres d’emploi étaient publiées dans les journaux, aujourd’hui plusieurs canaux existent, que ce soit les réseaux sociaux, les sites carrières ou encore les jobboards. Il devient alors plus facile de candidater.

Avec l’augmentation du volume de candidatures, la multiplication des canaux de recrutement et la nécessité d’aller plus vite, les méthodes traditionnelles atteignent leurs limites. L’un des principaux atouts d’un ATS est le gain de temps, car il permet d’accélérer l’ensemble du processus de recrutement.

Organiser efficacement les candidatures

Lorsqu’une entreprise publie une offre d’emploi, elle peut recevoir un grand nombre de candidatures en peu de temps. Sans outil adapté, ces candidatures peuvent être rapidement dispersées entre différents supports. Un logiciel ATS permet de centraliser toutes les candidatures au même endroit, d’accéder facilement aux profils des candidats et d’éviter les pertes d’informations.

Cette centralisation permet également de constituer une base de données candidats exploitable dans le temps, facilitant ainsi les recrutements futurs.

Gagner du temps au quotidien

Traiter les candidatures manuellement est une tâche chronophage. Avec un logiciel de recrutement, vous bénéficiez d’une automatisation du tri des candidatures ou encore de l’envoi automatique de réponses aux candidats.

Cela permet d’optimiser le traitement des candidatures et d’améliorer la productivité des équipes RH. Les recruteurs peuvent ainsi se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée, comme les entretiens et l’évaluation des profils.

Collaborer efficacement

Lors d’un recrutement, plusieurs intervenants sont souvent sollicités : managers, recruteurs, direction. Un bon recrutement est avant tout un travail d’équipe. Un ATS facilite la collaboration et la communication en permettant de partager les candidatures, de centraliser les retours et de suivre l’avancement des recrutements en temps réel. La prise de décision est ainsi plus rapide et plus fluide.

Les risques de perte de données liés aux échanges par e-mail ou aux téléchargements de pièces jointes sont éliminés. Toutes les parties prenantes ont accès à l’outil et peuvent contribuer aux recrutements, le tout sur une plateforme sécurisée. L’ensemble des actions réalisées par les recruteurs ou les managers est également historisé. D’un point de vue RGPD, il est important de tracer qui a eu accès aux données personnelles des candidats.

Améliorer l’expérience candidat

Aujourd’hui, il est essentiel de comprendre que l’expérience candidat est un enjeu clé. Le logiciel ATS contribue à l’améliorer en simplifiant le processus de candidature, en permettant des réponses plus rapides et en assurant un meilleur suivi. Une expérience fluide et transparente renforce l’image de l’entreprise L’outil permet notamment de créer un parcours candidat attractif et de mettre en valeur les offres d’emploi grâce à des fonctionnalités ultra-personnalisées.

L’accès en temps réel aux données et l’automatisation des tâches permettent une gestion simplifiée et une amélioration constante de la qualité des recrutements. Les fonctionnalités comme les rapports détaillés et les formulaires personnalisables assurent un suivi précis et efficace de chaque candidat.

Comment fonctionne un ATS ? Les principales fonctionnalités

Une fois que vous comprenez à quoi sert un ATS, il est essentiel de savoir comment il fonctionne. Le logiciel ne se limite plus au tri des candidats, il pilote l’ensemble du processus de recrutement. Il peut être facilement intégré à un CRM, ou à un logiciel SIRH, mais peut aussi être utilisé comme un logiciel unique accessible en ligne (SaaS). 

L’outil se compose de différents modules qui s’adaptent à vos besoins et aux différentes étapes de votre processus de recrutement. Voici les principales fonctionnalités d’un logiciel ATS utilisées dans la majorité des solutions.

La multidiffusion des offres

Depuis votre outil, vous rédigez votre annonce une seule fois, puis elle est publiée automatiquement sur différents canaux (réseaux sociaux, site carrière, jobboards). Cette fonctionnalité permet d’augmenter la visibilité des offres d’emploi et d’attirer davantage de candidats qualifiés.

Dans un marché de l’emploi de plus en plus concurrentiel, la multidiffusion devient un levier essentiel pour capter les talents.

Le parsing et la gestion du pipeline de recrutement

Toutes les candidatures sont centralisées dans votre ATS, quelle que soit leur provenance. Elles sont organisées sous forme de pipeline de recrutement, offrant une vision claire de l’avancement des candidatures. Chaque candidat progresse à travers différentes étapes, où les recruteurs peuvent ajouter des notes, personnaliser les templates ou encore attribuer des scores.

L’automatisation des communications

Un ATS permet d’automatiser une grande partie des interactions avec les candidats : accusés de réception, relances, réponses. Cela garantit une communication plus rapide, homogène et professionnelle.

Grâce aux templates personnalisables et aux scénarios automatiques, les messages peuvent être adaptés selon le poste, l’étape du recrutement ou le profil du candidat. L’automatisation des communications contribue également à réduire les délais de réponse, un facteur clé pour améliorer l’expérience candidat et éviter la perte de profils qualifiés.

Reporting

Un ATS collecte de nombreuses données pour analyser et améliorer le processus de recrutement. Retrouvez des tableaux analytiques très simples à interpréter. Ces analyses statistiques vous permettent notamment de suivre en temps réel des indicateurs clés comme : le temps de recrutement, les sources de candidatures ou encore le taux de conversion. Ainsi, les équipes peuvent identifier les leviers de performance et les éventuels dysfonctionnements dans la procédure.

Vous pouvez ainsi optimiser l’efficacité globale de vos efforts de recrutement, améliorer vos embauches et assurer une meilleure expérience candidat.

Dans quels cas utilise-t-on un ATS ?

Les logiciels ATS ne sont pas réservés aux grands groupes ou encore au secteur privé. Ces outils s’adaptent à toute structure souhaitant professionnaliser et rendre plus efficace son processus de recrutement : de la start-up à l’entreprise multisites en passant par les agences d’intérim ou encore les cabinets de recrutement. Il devient particulièrement utile lorsque le volume de candidatures est important, plusieurs postes sont ouverts simultanément, plusieurs intervenants participent au recrutement.

Quelle différence entre ATS, SIRH et CRM ?

Les trois logiciels représentent des piliers de la gestion numérique d’une entreprise, mais leur cible est différente, tout comme l’étape de recrutement à laquelle ils interviennent.

  • L’ATS est conçu pour gérer le flux de candidats, de la publication de l’offre jusqu’à la signature du contrat. Il intervient donc au moment du recrutement.
  • Le SIRH (Système d’Information des Ressources Humaines) est utilisé pour la gestion interne, une fois que le candidat a intégré l’entreprise. Il s’agit de la base de données centrale pour tout ce qui concerne la vie du salarié dans l’entreprise. Parmi les fonctions principales retrouvez notamment la gestion des paies, des congés ou encore des absences.

Le CRM (Customer Relationship Management), lui, n’est pas un outil destiné aux ressources humaines. Il s’agit de l’outil des équipes de vente et de marketing, son but est donc purement commercial.

Sécurité des données et conformité RGPD

La gestion des données candidats est un enjeu majeur pour les entreprises. Un logiciel ATS permet de sécuriser ces informations tout au long du processus de recrutement grâce à plusieurs mécanismes :

  • la traçabilité des échanges
  • l’hébergement des données sur des serveurs sécurisés
  • les sauvegardes régulières

Les ATS assurent également une conformité avec le RGPD, notamment via :

  • la collecte du consentement des candidats
  • la gestion de la durée de conservation
  • le droit d’accès et de suppression des données

En centralisant les informations dans un environnement sécurisé, l’ATS limite les risques liés aux e-mails ou aux fichiers dispersés.

Ce qu’il faut retenir d’un ATS

De la gestion simplifiée des candidatures au recrutement collaboratif en passant par la personnalisation du parcours candidat et les analyses statistiques, un ATS offre un grand nombreux de fonctionnalités ultra-personnalisées pour optimiser chaque étape du recrutement.

Pour aller plus loin, consultez notre guide complet pour bien choisir un logiciel ATS et découvrez les fonctionnalités de notre nouvelle solution, EOLIA +.

FAQ

Peut-on utiliser un ATS sans service RH dédié ?

 

 Oui. Un ATS peut être utilisé par des managers, dirigeants ou équipes opérationnelles sans service RH structuré. Il permet justement d’organiser les recrutements et de gagner en efficacité, même avec peu de ressources.

 
Est-ce qu’un logiciel ATS est facile à utiliser pour les équipes RH ?

 

 Oui, la plupart des ATS sont conçus pour être intuitifs et rapides à prendre en main. Les interfaces sont pensées pour simplifier les tâches quotidiennes, avec souvent un accompagnement et une formation pour faciliter l’adoption comme c’est le cas avec Eolia.

 
Peut-on utiliser un ATS avec plusieurs équipes ou sites ?

 

 Oui. Un ATS permet de collaborer facilement à plusieurs, même à distance. Grâce à notre logiciel EOLIA + destiné aux entreprises multisites, multimarques et multi-équipes, il est possible de gérer plusieurs équipes et entités tout en conservant une organisation claire et centralisée.
Quels sont les risques de ne pas utiliser un ATS aujourd’hui ?

 

 Sans ATS, les recrutements sont souvent plus longs, moins structurés et plus sujets aux erreurs. Cela peut entraîner une perte de candidats, un manque de visibilité sur les processus et une baisse globale de performance RH.
Est-ce que tous les ATS se valent ?

 

 Non. Les fonctionnalités, la flexibilité et la capacité d’adaptation varient selon les solutions. Il est important de choisir un ATS adapté à vos besoins, à votre volume de recrutement et à votre organisation.

 
Un logiciel ATS est-il un outil RH ou un outil stratégique ?

 

 Les deux. C’est un outil RH par sa fonction, mais il devient rapidement stratégique en permettant d’optimiser les recrutements, d’améliorer la collaboration et de piloter la performance à long terme.