Réussir son projet de reprise de données

Qu’il s’agisse de l’acquisition ou le changement d’un logiciel de recrutement, la gestion de la reprise de données est une problématique de plus en plus rencontrée par les entreprises. Comment réussir cette étape cruciale pour garantir la qualité des données à exploiter ?

L’objectif d’une reprise est de sauvegarder les données stockées pour les intégrer dans un nouveau système. Un plan de reprise de données implique donc la préparation des données avant l’intégration dans un autre outil informatique, tel qu’un ERP ou un CRM, mais aussi de les contrôler, une fois injectées. La qualité des informations existantes, tout comme la multiplicité des sources de données, impacte la réussite de la démarche. En effet, il arrive de rencontrer des problèmes tels que des données impossibles à reprendre ou bien une complexité de reprise mal identifiée au départ.

C’est pourquoi, cette étape critique est réalisée avant le démarrage d’un projet de migration afin d’éviter d’éventuels points de blocage et de générer des coûts supplémentaires. Une stratégie de reprise bien définie, incluant des phases de nettoyage et de consolidation, garantit une migration des données sans perte. L’implication d’une équipe dédiée au sein de l’entreprise permet de réaliser cette tâche de manière efficace.

De plus, le choix d’une nouvelle solution, et la mise en œuvre d’un plan de migration bien structuré assurent le bon déroulement du processus. Ainsi, une reprise des données bien planifiée et exécutée devient une étape clé pour la réussite de l’intégration dans un nouveau système.

La migration des données comporte plusieurs enjeux majeurs pour les entreprises. Voici les principaux ci-dessous :

Qualité des données à intégrer :

• avoir une sauvegarde complète des données de l’ancien système pour prévenir toute perte de données.
• effectuer un nettoyage des données pour éliminer les doublons, les informations obsolètes ou incorrectes.
• S’assurer que les données restent cohérentes et intactes pendant le transfert.

Compatibilité et intégration : les données doivent être formatées correctement pour être compatibles avec le nouveau système et les intégrer de manière fluide.

Planification et gestion du projet : élaborer un plan de migration détaillé, mobiliser une équipe dédiée, incluant un chef de projet expérimenté, est indispensable pour coordonner les différentes actions à réaliser.

Sécurité des données : protéger les données sensibles pendant leur transfert. Assurer que la migration respecte les réglementations en vigueur (RGPD).

Coût : la migration des données peut être coûteuse. Il est donc important de budgétiser correctement le projet et d’anticiper les imprévus.

La migration des données est une phase stratégique pour ensuite réussir la mise en production. En s’appuyant sur une méthodologie structurée, il est plus sûr que cette étape soit réalisée dans les meilleures conditions. Une reprise des données bien planifiée garantit la continuité des opérations et minimise les risques de perte de données.

7 étapes à suivre :

1. Constitution d’un échantillon à partir des données vues à l’écran sur une vingtaine de candidats. Cet échantillon permet ensuite de vérifier l’extraction des données réalisée par l’ancien prestataire.
2. Récupération de la base de données (données candidats, pièces jointes associées, historique des échanges, informations sur les postes, informations sur les clients, etc.) avec des explications sur les liens entre les différents fichiers ou tables.
3. Vérification des données consiste à examiner l’homogénéité et la qualité des données extraites à partir de l’échantillon constitué en étape 1. Par exemple, il faut s’assurer qu’il n’y ait pas de données manquantes, d’inversion des informations entre deux candidats, ou d’incohérences dans les champs de données.
4. Cahier des charges définit les données à conserver et établit une table de correspondance avec les champs paramétrés dans le nouveau logiciel. Ce document est essentiel pour garantir que toutes les données nécessaires soient correctement transférées et intégrées dans le système.
5. Première intégration, réaliser des tests avec un volume de données restreint afin de vérifier la fiabilité des données et identifier de potentielles anomalies et les corriger. Ces tests permettent de simuler le processus de reprise de données en conditions réelles et de valider la stratégie de reprise.
6. Validation de la première intégration, vérifier cette première intégration réalisée sur un environnement de test. Cette phase de validation permet de s’assurer que toutes les données ont été correctement migrées et que le nouveau système fonctionne comme prévu.
7. Intégration définitive et passage en production, cette dernière étape est réalisée par les équipes techniques de EOLIA Software. Elle inclut le transfert final des données, la mise en place du système de sauvegarde et la vérification de l’intégrité des données migrées.

En interne, l’équipe projet côté Client doit garantir le changement de système et arbitrer les choix à effectuer, en étant assisté de nos consultants fonctionnels. EOLIA Software assure à ses clients un accompagnement dans toutes les phases d’avancement du nouveau logiciel de recrutement, et plus particulièrement dans la gestion de cette étape clé pour une reprise de données fiable à 100 %.