Comment rédiger un compte-rendu d’entretien d’embauche ?

Dans le cadre d’un recrutement, vous êtes amené à réaliser des entretiens d’embauche avec des candidats, puis de rédiger des comptes-rendus d’entretiens d’embauche.

Ce document synthétique vise à garder une trace des échanges entre l’équipe RH et les candidats lors d’un entretien et de faciliter la prise de décision. Pour savoir comment rédiger un compte-rendu d’entretien, vous trouverez des astuces et conseils dans notre article.

Un compte-rendu d’entretien d’embauche est un document de synthèse rédigé par le recruteur ou le responsable des ressources humaines à la suite d’un rendez-vous avec un candidat. Cet élément essentiel du processus de recrutement, qui permet de tracer les différentes étapes de la rencontre. Il s’agit d’un résumé synthétique qui comprend des indications précises comme les compétences professionnelles et personnelles, les motivations, les axes d’améliorations ou d’autres observations pertinentes.

C’est un outil stratégique du processus de recrutement dont l’objectif est de partager les informations recueillies entre les différents acteurs impliqués dans le recrutement, mais aussi de comparer objectivement plusieurs candidats et ainsi de faciliter la prise de décision. La rédaction de ce rapport doit permettre de noter la personnalité du candidat, son parcours professionnel, et ses capacités à remplir les exigences du poste.

Préparer en amont l’entretien

Avant l’entretien de recrutement, élaborez une liste de questions spécifiques liées au poste à pourvoir et aux compétences recherchées, en vous appuyant sur la fiche de poste ou l’offre d’emploi. Ces questions vous aideront à structurer l’entretien et à cibler les renseignements essentielles. Cet exercice de préparation est crucial pour établir un compte-rendu précis et pertinent du déroulement de l’entretien.

Exemple de questions :

• Pouvez-vous décrire une expérience significative en lien avec le poste ?
• Quelles sont vos principales compétences techniques dans ce domaine ?
• Qu’est-ce qui vous motive à intégrer notre entreprise ?

Ces questions permettent non seulement de noter les réponses du candidat mais aussi de retranscrire ses motivations et compétences dans le compte-rendu d’entretien. Ce dernier élément est particulièrement important pour évaluer la personnalité du candidat et son adéquation avec le poste proposé.

L’étape de la préparation permet également de définir les critères spécifiques et les valeurs recherchées chez le candidat pour le poste. Cette préparation en amont facilite la mise en place d’un entretien structuré, où chaque question et chaque réponse sont directement liées aux attentes du poste.

Prendre des notes pendant l’entretien

Lors de l’entretien, distinguez les points clés et les exemples pertinents qui pourront vous servez par la suite pour la prise de référence.

Rédigez les réponses du candidat de manière synthétique pour gagner du temps. Vous pouvez utiliser un système de notation ou de barème pour évaluer les compétences et les motivations du candidat. Par exemple, vous pouvez proposer une échelle de 1 à 5 basée sur la maîtrise de certaines compétences requises.

En prenant des notes détaillées, vous serez mieux préparé pour rédiger un compte-rendu précis de l’entretien. N’oubliez pas de revenir sur les impressions générales que vous avez eues, ainsi que sur les points de vue spécifiques du candidat concernant le poste et l’entreprise.

En utilisant ces méthodes, vous pouvez améliorer la qualité de vos recrutements en vous assurant que les candidats correspondent aux critères du poste et aux attentes de l’entreprise.

Identifier les informations à inclure dans le compte-rendu d’entretien

Après l’entretien, identifiez toutes les informations pertinentes à intégrer dans votre synthèse. Le compte-rendu d’entretien doit être utile et exploitable à la fois pour le candidat et l’entreprise qui recrute.

Organisez vos observations de manière logique en utilisant une trame d’entretien afin de garantir une cohérence dans vos comptes-rendus. Ainsi, vous serez en mesure de comparer plus facilement les différents candidats de façon impartiale.

Construire une trame pour rédiger un compte-rendu d’entretien d’embauche :

• Informations de base sur le candidat : nom, prénom, date de naissance, poste pour lequel le candidat postule, nom de l’interviewer, date de l’entretien.
• Résumé des qualifications du candidat : compétences techniques, savoir-être, expériences pertinentes pour le poste à pourvoir, formations (diplômes et certificats obtenus).
• Points abordés lors de l’entretien : questions clés posées et réponses obtenues par le candidat, et les discussions importantes (motivations, réalisations, intérêts professionnels, etc.).
• Évaluation du candidat :compétences techniques, comportement, adéquation avec la culture de l’entreprise, commentaires sur les points forts et les faibles observés.

Partager les comptes-rendus d’entretien en interne

Pour partager les comptes-rendus d’entretien en interne de manière efficace, il s’agit d’être exhaustif dans vos remarques afin de fournir une vision complète du parcours du candidat.

Créez un espace centralisé dédié aux comptes-rendus d’entretien, accessible à toute l’équipe pour une consultation pratique des données.

Assurez-vous également de transmettre le compte-rendu au futur manager du candidat retenu, et prévoyez un échange pour discuter des observations et des points clés du compte-rendu. Cette réunion facilitera l’intégration du nouveau collaborateur en permettant une restitution rapide et efficace des impressions et avis recueillis, contribuant ainsi à une organisation fluide. En respectant ces pratiques, vous optimisez la communication interne et améliorez la qualité du processus de recrutement.

Faire des retours aux candidats

Pour les candidats, les feedbacks sont précieux dans leur recherche d’emploi. Dans cette logique, il est important de formuler des retours constructifs aux candidats qui sont engagés dans le processus.

Il s’agit de valoriser leurs points forts en mettant en avant les compétences et les aspects positifs observés lors de l’entretien en illustrant avec des exemples précis. Dans le cas où un candidat n’aurait pas été retenu, expliquez-lui les axes d’amélioration potentiels pour l’aider dans ses futurs entretiens, de façon constructive.

Ces pratiques contribuent à renforcer la transparence et à valoriser la marque employeur de votre entreprise en démontrant un engagement envers le développement professionnel des candidats.

Utiliser des outils de suivi et d’analyse

L’intégration d’un logiciel de gestion des candidatures (ATS) simplifie le suivi des entretiens et des comptes-rendus. En effet, un ATS vous permet de centraliser toutes les informations relatives aux candidats, y compris les notes d’entretien, les évaluations et les retours aux candidats. Cela facilite le suivi du processus de recrutement et assure une gestion efficace des données.

Utilisez des tableaux de bord analytiques pour identifier les tendances et les améliorations potentielles. Avec des tableaux de bord vous visualisez les performances du processus de recrutement, comme le temps moyen pour pourvoir un poste, le taux de conversion des candidats, ou les sources les plus efficaces pour attirer des talents. Ces données vous aident à identifier les points à améliorer et à prendre des décisions éclairées.

En suivant ces différentes étapes, vous serez en mesure de rédiger des comptes-rendus d’entretiens d’embauche complets et utiles pour améliorer votre processus de recrutement et garantir une intégration réussie des nouveaux collaborateurs. En fin de compte, chaque compte-rendu doit servir de guide pour une décision d’embauche éclairée, tenant compte des besoins actuels et futurs de votre entreprise.

Enfin, assurez-vous que chaque compte-rendu est bien archivé et facilement accessible pour les consultations futures. Cela permet de suivre l’évolution des candidats, de comparer les différentes candidatures pour le poste. Un bon compte-rendu d’entretien d’embauche doit être une ressource d’informations à la fois pour le recruteur et le candidat, contribuant à une communication transparente et à une prise de décision.