Pourquoi l’accompagnement et le support sont des critères essentiels dans le choix d’un ATS ?

Qu’il s’agisse d’un premier équipement ou bien d’un changement de logiciel de recrutement, il est primordial de prendre en compte certains critères essentiels pour faire le choix le plus adapté à votre structure. Entre les enjeux de recrutement, la gestion des volumes de candidatures, l’intégration des managers dans les processus de recrutement, l’environnement technique, il n’est pas simple de prendre les meilleures décisions.

Sommaire :

• Sélectionner le bon outil de recrutement au-delà des critères fonctionnels et techniques
• Pourquoi l’accompagnement avec un Chef de projet est-il indispensable ?
• Faire le choix d’un outil de recrutement

Pour vous aider, l’accompagnement et le support client sont des éléments importants à prendre en considération dans la sélection d’un ATS pour une maitrise complète à la fois des paramètres fonctionnels et techniques mais aussi sécuriser les utilisateurs dans la prise en main de l’outil. En effet, on peut avoir le plus bel outil du monde, s’il est mal paramétré ou mal utilisé, il sera sous exploité. Cela peut créer de la frustration auprès des équipes de recruteurs et sans doute une non-adhésion.

Pour Eolia Software, l’éditeur du logiciel de recrutement, a choisi de mettre à votre disposition un Chef de projet dédié dès le démarrage du projet. Cela constitut un facteur déterminant dans le succès de son implémentation, même si l’éditeur vous promet un outil ergonomique et facile à prendre en main.

De fait, le Chef de projet a pour principale mission de proposer la meilleure solution de recrutement adaptée aux besoins clients. C’est pourquoi, celui-ci doit avoir une expérience confirmée dans le secteur du recrutement pour comprendre vos problématiques et dialoguer avec vous. Il doit également avoir des compétences dans la conduite du changement et faire preuve de pédagogie. Par ailleurs, il maîtrise le logiciel ATS et ses différentes configurations dans des contextes variés. Ainsi, il peut être force de propositions et apporter des idées nouvelles.

Parce qu’il y a de nombreux arbitrages à faire, le Chef de projet pourra vous proposer des scénarios et vous éclairer sur les avantages et inconvénients de chacun :

Reprise de données 

L’étape de la reprise de données garantie la qualité des données à exploiter. Il y a plusieurs questions à se poser :

• Est-ce que je transfère tout ou une partie de mon ancienne CVthèque ?
• Qu’en est-il de la RGPD ? Faut-il nettoyer ma base de données avant ?
• Pourquoi ne pas faire un mailing aux candidats pour leur demander de mettre à jour leur CV et alimenter ainsi mon nouvel ATS ?

Site carrière 

• Comment mettre en place un parcours simple et efficace pour le candidat ?
• Combien de champs puis-je mettre sur le formulaire de candidature sans décourager le candidat ?
• Qu’en est-il de la version responsive (smartphone ou tablette), comment la simplifier ?
• Est-ce que je mets en place un site carrière avec une url spécifique ou bien j’intègre les pages carrières dans mon site corporate ?
• Comment optimiser ma marque employeur ?
• Comment avoir le meilleur taux de conversion internaute / candidat ?

Paramétrage 

• Comment tenir compte des demandes des différentes filiales sans construire une “usine à gaz” ?
• Quels critères pour qualifier mes candidats ?
• Comment construire mon vivier ?
• Quel process de recrutement adopter dans le logiciel ATS ?
• Jusqu’où automatiser les réponses aux candidats ? Est-ce que le paramétrage peut évoluer par la suite ?

Systèmes d’information 

• Comment intégrer le nouvel outil de recrutement dans mon SIRH ?
• Comment transférer les données des candidats recrutés pour éviter des doubles saisies ?
• Comment publier certaines offres sur le site de mobilité interne avant de les diffuser sur le site carrière ?
• Comment mettre en place un SSO (« single sign-on », système d’authentification unique) ?

Conformité RGPD

L’objectif de la RGPD est de renforcer l’encadrement des pratiques en matière de collecte et d’utilisation des données à caractère personnel :

• Quelles règles adopter pour les candidats qui postulent depuis le site carrière ?
• Pour les candidats sourcés sur les réseaux sociaux et les CVthèques ?
• Comment exclure les candidats recrutés ?

Déploiement

Est-ce que je privilégie un scénario “big bang” (tous les utilisateurs en même temps), ou bien un scénario avec un site pilote pour ajuster l’ATS et ensuite effectuer un déploiement progressif aux autres structures ?

Formation utilisateur

• Quels choix faire en termes d’organisation et d’outils ?
• Former des formateurs relais ou des référents ?
• Quels formats pour mes supports de formation (vidéos, webinaire, support pdf, etc.) ?

Conduite du changement

Les utilisateurs devront certainement quitter des habitudes de travail pour en acquérir de nouvelles. C’est pourquoi, il peut être stratégique d’identifier en amont les potentiels freins et imaginer des scénorii pour les contrer.

Selon votre périmètre et votre contexte, les questions à se poser varient, mais leur nombre est important dans tous les cas. Votre Chef de projet est présent pour éclairer vos choix. Il pourra vous faire profiter de son vécu et de ses expériences, et peut-être vous apporter de nouvelles idées… Quel que soit l’outil de recrutement sélectionné, vous n’avez pas le droit à deux tentatives, il faut que la première soit la bonne.