Comment choisir son logiciel de recrutement ou ATS ?
La complexité de marché de l’emploi oblige les entreprises à adapter leurs stratégies de recrutement. De ce fait, la gestion des recrutements constitue un levier de compétitivité au même titre que les autres fonctions (financière, commerciale, etc.). C’est pourquoi, le recrutement s’appuie sur des méthodes et des outils RH. Qu’est-ce qu’un logiciel de recrutement ? Quelles sont les fonctionnalités à rechercher ? Et, si un logiciel est déjà intégré à la stratégie de recrutement, à quel moment des processus RH est-t-il utilisé et comment ?
Sommaire
Définition : qu’est qu’un logiciel de recrutement ou ATS ?
Un logiciel de recrutement, aussi appelé ATS pour l’acronyme Applicant Tracking System, est un logiciel qui aide l’entreprise à maîtriser ses processus de recrutement de A à Z.
L’objectif est de gagner du temps, d’augmenter la productivité et la rentabilité des équipes de RH en réduisant la gestion des tâches chronophages.
Toutes les étapes menées dans le logiciel ATS en mode Saas, Software as a service, c’est-à-dire directement accessible en ligne par les personnes concernées, recruteurs et/ou managers. Ainsi, toutes les actions menées sont historisées et les collaborateurs peuvent facilement accéder aux données.
Comment fonctionne un logiciel de recrutement ?
Lors du lancement d’une campagne de recrutement, sur la base de la fiche de poste, l’annonce est multidiffusée sur les canaux d’acquisition sélectionnés (site carrière, jobboards, réseaux sociaux, etc.).
Ensuite, les candidatures sont réceptionnées avec les pièces-jointes associées (CV et lettre de motivation). A la suite, un tri est effectué pour retenir les meilleurs profils qui continueront le processus de recrutement jusqu’à la validation. En plus de la publication d’annonces, les recruteurs peuvent également s’appuyer sur leur vivier de talents et effectuer des recherches sémantiques ou utiliser le matching des offres & CV dans leur CVthèque.
Quelles sont les fonctionnalités indispensables ?
Face à la digitalisation du recrutement, une multitude de logiciels apparaissent sur le marché, capable de faire gagner un temps précieux. Entre attentes, besoins et exploitation, chaque logiciel ATS apporte des avantages et des inconvénients.
Que le recrutement soit pour l’entreprise ou ses clients, investir dans un logiciel ATS demande de vérifier qu’il propose un système complet et performant, adapté à l’activité de l’entreprise. En effet, les critères de sélection d’un outil de gestion des recrutements ne seront certainement pas les mêmes, selon le volume de candidatures à traiter et la nature du business :
Choisir une solution de recrutement adaptée
En choisissant un logiciel ATS, il faut donc identifier les fonctionnalités indispensables pour le recrutement de l’entreprise :
- Sourcing RH détermine le processus de recherche pour le recrutement
- Multidiffusion des offres d’emploi ou multiposting sur les canaux de recrutement (réseaux sociaux, sites de recrutement, etc.)
- Suivi du processus de recrutement qui automatise les tâches répétitives à faible valeur ajoutée pour faciliter la sélection et la communication avec les candidats (ajouter des commentaires sur les candidatures, créer des modèles d’e-mails personnalisés, etc.)
- Parcours candidat simple et fluide avec des espaces carrières dédiés
- Gestion des candidatures et CVthèque pour centraliser les données des candidats
- L’ergonomie de l’interface claire et bien structurée et l’aspect collaboratif pour le travail en équipe
- Analyses statistiques ou reporting via des tableaux de bords en standards ou/et sur-mesure ainsi que des indicateurs RH pour mettre en place des plans d’action
Quels avantages peuvent procurer un logiciel ATS ?
Le temps moyen d’un processus de recrutement est de 32 jours en France (baromètre de la recherche Meteojob 2020). Pour les candidats, cette durée est estimée trop longue lorsqu’elle dépasse plus d’un mois. Par ailleurs, beaucoup d’entre eux ont déjà été déçus par une expérience de recrutement dont la cause principale est l’absence de réponse à la leur candidature ou bien celle-ci a été refusée sans explication. Les pratiques RH actuelles ne correspondent plus aux attentes des candidats, alors que les entreprises peinent à recruter. Elles sont confrontées à la fois au besoin d’optimiser leur processus de recrutement et de faire patienter les profils intéressants.
Maîtriser la chaine valeur de RH
Un logiciel ATS gère la relation avec les candidats et permet d’être plus organisé et performant. Cet outil offre plusieurs avantages comme une analyse automatique des différents CV, la recherche dans cette CVthèque à l’aide de filtres et de mots-clés, le repérage de doubles candidatures, le suivi des candidats, l’implication des différents services. Son objectif est d’améliorer le processus de recrutement de l’entreprise en le rendant plus efficace, plus
rapide et moins coûteux.
- En mode SaaS, le logiciel ATS permet aux recruteurs de travailler à distance
- Une meilleure collaboration entre les membres de l’équipe de recrutement
- Une expérience candidat améliorée via des espaces carrières attractifs
- Un gain de temps, pour une collecte rapide et aisée des données candidats, le tout centralisé sur un seul et même logiciel ATS
- Une maitrise des coûts pour la gestion des divers recrutements
- Une liberté de circulation de l’information. Toutes les personnes concernées par le recrutement ont accès à l’information, du RH au manager en passant par le dirigeant.
- Une meilleure organisation de la gestion et le suivi des candidatures
Renforcer l’attractivité de la marque employeur
De manière générale, un logiciel de recrutement permet une gestion personnalisée des candidatures (civilité, prénom, nom, titre de l’annonce, lieu du job, nom de l’entité, date de candidature, consentement RGPD, etc.). Via cet outil, les entreprises ont la possibilité de proposer une expérience de candidature personnalisable pour accompagner les candidats dans leur démarche de recherche d’emploi.
En proposant une expérience de candidature et un parcours adapté à l’enjeu du poste à pourvoir, l’entreprise attire les meilleurs candidats. Cela passe par le déploiement d’un site carrière qui se différencie de la concurrence en contextualisant les offres d’emploi. Ainsi, les recruteurs attirent les bons profils, c’est-à-dire en adéquation avec les valeurs et l’ADN de l’entreprise. De cette manière, la marque employeur contribue à rendre attractive la structure pour ses futurs talents.
Comment déterminer les grands besoins pour trouver le bon logiciel ATS ?
Maîtriser toutes les étapes du processus RH de A à Z nécessite d’utiliser un logiciel ATS fiable et adapté au business de l’entreprise. Une solution de recrutement souple et intuitive offrant de nombreuses fonctionnalités personnalisables.
1. Etat des lieux des outils RH et des processus de recrutement de l’entreprise
- Les enjeux des ressources humaines : marque employeur, rythme de croissance, déploiement sur de nouveaux marchés ou de
nouveaux métiers, … - L’organisation et la taille de l’équipe (ou des équipes RH)
- Les pratiques actuelles à conserver au sein de l’entreprise et/ou de ses différentes filiales
- Si un logiciel ATS est déjà installé, lister ce qui fonctionne bien et inversement ce qui doit changer
- Les bénéfices pour le quotidien des équipes
2. Benchmarch des différents outils existants sur le marché
Il existe un large choix de logiciels ATS sur le marché. Rechercher le logiciel ATS adapté aux méthodes de recrutement de l’entreprise demande de prendre en considération plusieurs paramètres tels que :
- Secteurs d’activité et les métiers
- Formations
- Années d’expérience
- Types de contrats
- Workflows de gestion des candidatures
- Droits des utilisateurs
- Hébergement des données (RGPD)
- Dispositifs de sécurité (plan de reprise d’activité, sauvegardes, …)