Comment choisir son logiciel de recrutement ou ATS ?

La complexité du marché de l’emploi oblige les entreprises à adapter leurs stratégies de recrutement. De ce fait, la gestion des recrutements constitue un levier de compétitivité au même titre que les autres fonctions (financière, commerciale, etc.).

C’est pourquoi, le recrutement s’appuie sur des méthodes et des outils RH. Qu’est-ce qu’un logiciel de recrutement ? Quelles sont les fonctionnalités essentielles à rechercher ? Et, si un logiciel est déjà intégré à la stratégie de recrutement, à quel moment du processus RH est-t-il utilisé et comment ?

Sommaire

Qu’est qu’un logiciel de recrutement ou ATS ?

Un logiciel de recrutement, aussi appelé ATS pour l’acronyme Applicant Tracking System, est un outil RH qui aide l’entreprise à maîtriser ses processus de recrutement de A à Z.

L’objectif est de gagner du temps, d’augmenter la productivité et la rentabilité des équipes RH en réduisant la gestion des tâches chronophages et fastidieuses.

Toutes les étapes menées dans le logiciel ATS en mode SaaS, Software as a Service, c’est-à-dire directement accessible en ligne par les personnes concernées, recruteurs et/ou managers. Ainsi, toutes les actions réalisées sont historisées et les collaborateurs peuvent facilement accéder aux données en temps réel.

Comment fonctionne un logiciel ATS ?

Lors du lancement d’une campagne de recrutement, sur la base de la fiche de poste, l’offre d’emploi est multidiffusée sur les canaux d’acquisition sélectionnés (site carrière, jobboards, réseaux sociaux, etc.).

Ensuite, les candidatures sont directement réceptionnées avec les pièces-jointes associées (CV et lettre de motivation) dans le logiciel ATS. A la suite, un tri est effectué pour retenir les meilleurs profils qui continueront le processus de recrutement jusqu’à la validation.

En plus de la publication d’annonces, les recruteurs peuvent également s’appuyer sur leurs viviers de talents et effectuer des recherches sémantiques ou utiliser le matching des offres & CV dans leur CVthèque. Une fois les candidats sélectionnés, les recruteurs réalisent les différentes étapes de validation, depuis le logiciel ATS.

Quelles sont les fonctionnalités indispensables pour choisir un logiciel ATS ?

Face à la digitalisation du recrutement, une multitude de logiciels apparaissent sur le marché, capable de faire gagner un temps précieux. Entre les attentes, les besoins et l’exploitation, chaque solution comporte des avantages et des inconvénients.

Que le recrutement soit pour l’entreprise ou ses clients, investir dans un logiciel ATS demande de vérifier qu’il propose un système complet et performant adapté à l’activité de l’entreprise. En effet, les critères de sélection d’un outil de gestion des recrutements diffèrent en fonction du volume de candidatures à traiter et de la nature du business (cabinet de recrutement, agence d’intérim, PME-ETI ou multi-sites & multi-enseignes).

Choisir un logiciel ATS adapté, demande d’identifier les fonctionnalités essentielles pour répondre aux besoins de recrutement :

  • Multidiffusion ou muliti-posting d’annonces : diffuser les offres d’emploi sur les sites de recrutement en un clic
  • Espaces carrières : mutualiser les points d’entrée des candidats (réseaux sociaux, site corporate de l’entreprise, sites de recrutement)
  • Suivi et gestion des candidatures : définir les étapes du processus de recrutement
  • Recrutement collaboratif : faire participer plusieurs collaborateurs au processus de recrutement
  • Exploitation de la CVthèque : centraliser les données des candidats
  • Recherche avancée (matching offre & CV)
  • Automatisation : réduire les tâches répétitives dans le process
  • Multilingues
  • Analyses statistiques : mesurer la performance des campagnes de recrutement
  • Partenaires techniques : connexion avec d’autres outils

Quels avantages peuvent procurer un logiciel ATS ?

Maîtriser la chaîne de valeur RH

Un logiciel ATS gère la relation avec les candidats dans toutes les étapes du processus de recrutement de A à Z. Toutes, les données sont centralisées dans un seul outil. Celui-ci offre plusieurs avantages qui réduisent les lenteurs des processus RH en les rendant plus efficaces, plus rapides et moins coûteux.

Les solutions de recrutement en mode Saas offrent un gain de temps pour une collecte rapide et aisée des données candidats, notamment grâce aux nombreuses automatisations intégrées. En effet, le suivi et la gestion des candidatures sont facilités en raison de la rapidité et de la capacité à gérer d’importants volumes de candidatures. Les recruteurs n’auraient donc plus à assumer les tâches chronophages et fastidieuses avec l’envoi des messages automatiques et la simplification des workflows de validation, par exemple :

  • la pré-qualification des profils
  • la traçabilité des échanges d’e-mails
  • les tests de recrutement effectués
  • les e-mails de refus aux candidats
  • les clôtures des annonces de recrutement publiées, etc.

Recrutement collaboratif

Toutes les personnes concernées par les recrutements ont accès au suivi des dossiers candidats. Cette liberté de circulation de l’information encourage la collaboration entre les équipes.

Marque employeur 

L’expérience candidat est améliorée. La création d’espaces carrières attractifs et personnalisés met en avant la marque employeur pour inciter les candidats à postuler aux offres d’emploi publiées.

Analyses statistiques

Un accès aux analyses statistiques permet d’effectuer un suivi en temps réel de l’activité. Ainsi, les équipes peuvent identifier les leviers de performance et les dysfonctionnements dans les campagnes de recrutement. Il est donc facile d’ajuster les actions en réduisant par exemple le temps d’attente entre chaque étape, le délai de traitement d’une candidature, etc.

Comment déterminer les grands besoins pour trouver le bon logiciel ATS ?

Choisir un logiciel ATS, selon les besoins de l’entreprise

  • Les enjeux RH : marque employeur, rythme de croissance, déploiement sur de nouveaux marchés ou de nouveaux métiers, …
  • L’organisation et la taille de l’équipe (ou des équipes RH)
  • Les pratiques actuelles à conserver au sein de l’entreprise et/ou de ses différentes filiales
  • Si un logiciel ATS est déjà installé, lister ce qui fonctionne bien et inversement ce qui doit évoluer
  • Les bénéfices pour le quotidien des équipes

Benchmark des différents outils RH du marché

Il existe un large choix de solutions RH sur le marché. Choisir un logiciel ATS adapté aux méthodes de recrutement de l’entreprise demande de prendre en considération plusieurs paramètres tels que :

Besoins métiers de l’entreprise :

  • Selon le volume de recrutements et les ressources disponibles en interne pour piloter l’outil au quotidien
  • Le niveau de formation nécessaire pour prendre en main l’outil et intégrer les nouvelles recrues
  • La maturité de l’entreprise à recruter sur son marché et à déployer une solution adaptée
  • Le type de contrats recherchés

Accessibilité du logiciel ATS :

  • Workflow : déterminer les étapes de recrutement indispensables
  • Interfaces : connecter le logiciel ATS à des solutions externes (multidiffusion, logiciel de gestion de travail temporaire, disponibilité des candidats, vidéo différée, tests de personnalité, CRM, marketing automation, etc.)
  • Protection des données (RGPD) : les entreprises ont l’obligation de conserver les données des candidats pour une durée maximum de deux ans. Avec un logiciel ATS, cette tâche est simplifiée. Les équipes RH peuvent ainsi facilement relancer les candidats le cas échéant.
  • Support client : avoir un contact rapide avec un interlocuteur pour obtenir de l’aide, des conseils, corriger des dysfonctionnements, …

Tarification :

Est-ce que les tarifs proposés par la solution sont adaptés à l’activité de l’entreprise ?  C’est-à-dire choisir un logiciel ATS qui affiche des tarifs clairs et simples à comprendre. Cela signifie avoir connaissance des fonctionnalités incluses dans le tarif de base et identifier quels peuvent être les surcoûts ? Par exemple, demander si le nombre de collaborateurs ajoutés au logiciel ATS est illimité ou encore si le nombre d’offres d’emploi multidiffusées chaque mois est illimité.

Les tarifs varient selon le nombre de fonctionnalités, des volumes de recrutement, de la reprise de données, etc. Au final, il faut prendre en considération le budget annuel dédié pour un logiciel ATS et le comparer avec les gains obtenus en termes de rapidité et d’efficacité.